Jenis-jenis pekerjaan kantor meliputi :
1. Tulis menulis.
2. Mengetik.
3. Menghitung.
4. Membuat jadwal.
Jenis-jenis pekerjaan di bagi menjadi 2 yaitu :
1. Pekerjaan yang bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang sebagian besar kegiatannya harus dilakukan dengan cara menulis dan sebagian kecil dengan kegiatan bukan menulis. Yang termasuk pekerjaan ini adalah penanganan surat, penanganan arsip, penghitungan, dan pembuatan laporan .
2. Pekerjaan yang tidak bersifat ketatausahan adalah pekerjaan kantor yang sebagian besar kegiatannya harus dilakukan dengan cara bukan menulis, dan sebagian kecil harus dilakukan dengan cara menulis. Termasuk dalam pekerjaan ini adalah penggandaan, menerima tamu, melayani telepon, melaksanakan tata ruang kantor, dan melaksanakan tata lingkungan kantor.
a. Pekerjaan Ketatausahaan
Pekerjaan ketatausahaan antara lain:
1) Penanganan Surat. Penanganan surat adalah serangkaian kegiatan atau usaha pengamanan surat/dokumen bedasarkan tata cara tertentu. Kegiatan tersebut dimulai dari pencatatan surat masuk, kegiatan surat-menyurat, pencatatan surat keluar, pengiriman surat sampai penyimpanan surat. Penanganan surat merupakan kegiatan yang paling awal dari proses penanganan informasi, diperlukan pegawai yangterampil, metode yang memadai dan fasilitas yang mencukupi. Langkah-langkah yang termasuk kedalam kegiatan surat menyurat adalah beberapa kegiatan yakni: pendiktean, pelatinan, pengetikan, pengoreksian penanda tanganan.
2) Pendiktean. Kegiatan pendiktean yakni mencatat kata-kata yang diperlukan pendikte, terutama untuk pembuatan surat-surat dinas. agar dapat melakukan tugasnya dengan baik, cepat sesuai dengan keinginan pendikte, maka pegawai harus mempunyai kemampuan menulis cepat misalnya menulis steno. untuk hal-hal tertentu misalnya dalam rapat anda dapat menggunakan alat perekam.
3) Pelatinan. Pelatinan adalah mengubah huruf steno menjadi huruf lain,dengan demikian surat atau hasil pendiktean dapat dibaca oleh orang yang tidak dapat membaca tulisan steno. Namun untuk saat ini kegiatan menulis dengan steno jarangsekali dilakukan, dengan demikian Anda harus dapat menulis dengan cepat, atau menulis hal-hal yang penting yang harus dicatat dan Anda atau pegawai merangkai sendiri kata-kata atau kalimat tersebut ke dalam kalimat.
4) Pengetikan. Dalam perkantoran modern seperti sekarang ini, surat yang disampaikan kepada pihak yang dituju, terutama surat-surat dinas harus diketik (baik dengan mesin tik atau komputer), agar dapat dibaca dengan baik oleh penerima surat, serta dapat pula memahami bentuk-bentuk surat yang dipakai oleh instansi dimana ia bekerja.
5) Pengoreksian. Surat yang telah di ketik oleh juruketik, selanjutnya di serahkan kepada juru koreksi untuk dicetak apakah surat tersebut telah sesuai dengan konsep surat. Pada instansi pemerintah, sesuai dengan penjenjangan jabatan yang ada, pengoreksian surat tidak dilakukan oleh juru koreksi khusus tetapi dilakukan oleh pejabat eselon yang bersangkutan ( misalnya Kepada Seksi, Kepala Sub Bagian ).
6) Penandatanganan. Setelah surat itu dinyatakan selesai diketik dan dikoreksi sesuai dengan konsepnya, selanjutnya disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan untuk ditandatangani.
7) Penyimpanan Surat ( Arsip ). Kegiatan penyimpanan surat, dimulai dari pemberian kode, kemudian penyimpanan dan selanjutnya menemukan kembali apabila diperlukan.
8) Perhitungan. Salah satu pekerjaan kantor adalah perhitungan,dan pekerjaan ini merupakan kegiatan penunjang bagi beberapa unit kerja tertentu, misalnya dalam hal pengetikan diperlukan perhitungan. Akan tetepi bagi unit-unit organisasi tertentu perhitungan merupakan pekerjaan utama, misalnya Bagian Keuangan, Biro Keuangan, dan lain-lain.
9) Pembuatan Laporan. Laporan merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi dan merupakan salah satu alat yang resmi dalam sistem administrasi instansi yang bersangkutan. Laporan juga merupakan bahan yang sangat penting bagi kegiatan-kegiatan perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusandalam organisasi.
b. Pekerjaan Bukan Ketatausahaan
Pekerjaan tersebut antara lain :
1) Penggandaan. Penggandaan adalah pekerjaan untuk memperbanyak suatu dokumen. Untuk keperluan ini, seorang pegawai harusmempunyai ketrampilan untuk mengoperasikan mesin pengganda misalnya mesin foto copy, mesin pencetak dan lain sebagainya.
2) Penataan Ruangan Kantor. Penataan ruang kantor adalah rangkaian kegiatan untuk mengatur luas ruang untuk masing-masing pegawai, pengaturan peralatan kantor, termasuk pengaturan mengenai cahaya dan udara yang diperlukan di tempat bekerja.
3) Penataan Lingkungan Kantor. Penataan lingkungan kantor adalah rangkaian kegiatan untuk mengatur mengenai keadaan lingkungan kantor sehingga lingkungan tersebut dapat menunjang kelancaran tugas-tugas Instansi, termasuk dalam kegiatan ini yaitu pengaturan halaman kantor, tanaman disekitar kantor dan tempat parkir kendaraan dan keamanan.
4) Pelayanan Telepon. Selain melalui surat, hubungan antar instansi atau antar pejabat dapat juga melalui telepon, hubungan melalui kedinasan dapat dilakukan lebih cepat, karena itu akan sangat membantu terhadap penyelesaian pekerjaan. Oleh karenanya juru telepon (teleponis) atau pegawai perlu memperhatikan norma-norma kesopanan, sabar, dan bersifat memberikan pelayanan kepada penelpon.
Penerima Tamu. Untuk keperluan penerimaan tamu (hubungan langsung) yang baik diperlukan penanganan yang memadai untuk dapat memberikan pelayanan dan informasi yang diperlukan olehtamu, sehingga bagi tamu yang pernah mengunjungi kantor kita mempunyai kesan yang positif atas pelayanannya. Jika perlu disediakan tempat penerimaan tamu dan petugasnya. Kegiatan ini sering disebut “Reception”.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar