PENGELOLAAN PERBEKALAN KANTOR

Perencanaan kantor tidak terlepas dari perbekalan kantor, yang biasanya memerlukan pertimbangan mengenai jenis-jenis perabot, peralatan dan perlengkapan kantor. Tujuan pengelolaan perbekalan kantor adalah untuk mengadakan perincian semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor. Pengertian perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau barang-barang yang ada dalam kantor, baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu dengan yang diharapkan. Tujuan yang telah ditentukan tidak akan tercapai tanpa adanya perbekalan kantor. Oleh karena itu merencanakan perbekalan kantor harus betul-betul mendapat perhatian. Tanpa adanya perbekalan kantor yang baik, pelaksanan tugas akan terganggu atau terhambat, sehingga pencapaian tujuan tidak dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Seorang manager kantor tidak dapat mengharapkan hasil yang maksimum, apabila tidak diberikan alat-alat fisik (perabot, peralatan, mesin-mesin) yang baik. Karena itu perbekalan kantor yang baik dan cukup memadai akan sangat membantu terhadap proses pekerjaan dan sekaligus memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi pekerjaan kantor. 

Kegunaan perbekalan kantor bagi suatu kantor adalah :

1.      Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor.

2.      Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.

3.      Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik dan memuaskan.

4.      Sebagai aset dan perlengkapan kantor.

  Jenis-jenis perbekalan kantor dibagi menjadi :

a.       Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip atau penjepit kertas dan sebagainya.

b.      Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dan sebagainya.

Macam-macam perbekalan kantor dapat digolongkan sebagai berikut :

1.      Perabotan kantor.

2.      Peralatan kantor.

3.      Bahan kantor.

4.      Mesin kantor.

Perabotan kantor

Perabotan kantor yaitu barang atau benda yang menyertai dalam usaha, secara tidak langsung mempengaruhi hasil dari usaha tersebut, dan bersifat tahan lama. Perabotan kantor antara lain :

-          Meja tulis

-          Meja tik

-          Kursi

-          Almari

-          Rak arsip

-          Rak buku

Perabotan kantor sangat menentukan keberhasilan kerja pegawai. Denggan menggunakan perabotan kantor yang tepat, para pegawai dapat bekerja dengan lebih efisien, dapat pula menambah kekuatan moral dalam menjalankan tugas. Di antara perabotan kantor yang dibutuhkan, meja dan kursi merupakan perabotan paling pokok. Dalam setiap harinya hampir seluruh jam kerja dihabiskan di meja kerjanya. Faktor yang perlu diperhatikan di dalam mengadakan perabotan kantor yaitu :

1.      Faktor fungsional, yaitu pengaruhnya secara langsung terhadap pelaksanaan pekerjaan. Misalnya dalam memilih meja tulis hendaknya memenuhi syarat-syarat :

a.  Dari permukaan meja sampai lanati tidak semuanya tertutup.

b. Permukaan meja tidak berkilat-kilat, sehingga dapat menyilaukan mata.

c.  Luas meja tidak terlampau berlebihan, sehingga barang-barang yang terletak di meja dapat dicapai dengan mudah dngan tangan tanpa harus berdiri.

d. Laci meja mencukupi kebutuhan dan diatur dengan sebaik-baiknya.

e.  Model-model meja memungkinkan untuk menambah fasilitas kerja.

2.      Faktor prestise, yaitu menyangkut siapa yang akan menggunakan perabotan yang bersangkutan. Sehingga di dalam memilih perabotan baik ukuran maupun kualitasnya hendaknya mengingat pejabat yang akan menggunakan. Misalnya untuk pejabat tinggi hendaknya mendapatkan fasilitas yang lebih istimewa sehingga tamu yang akan mengunjungi mendapatkan kesan yang baik. Kecuali itu meja pimpinan bisa di tempatkan di dalam ruang tersendiri dengan maksud :

a.  Tidak terganggu oleh kesibukan para pegawai.

b. Dapat menjalankan tugas dengan tenang.

c.  Rahasia perusahaan tidak bocor.

d. Tamu yang dianggap terhormat dapat dilayani dengan baik di ruangan pimpinan.

3.      Faktor ongkos, harus memperhatikan keadaan keuangan organisasi untuk biaya pembelian perabotan. Namun demikian juga tetaap memperhatikan faktor tersebut di muka. Jadi harga lebih tinggi sedikit tidak menjadi soal, asal kualitas baik dan memenuhi syarat untuk bekerja. Sebaliknya harga murah, kualitas rendah dan tidak memenuhi syarat untuk bekrja, tidak ada gunanya, justru akan merugikan.

4.      Faktor normalisasi, menentukan model dan ukuran tertentu perabotan yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan organisasinya. Misalnya tentang normalisasi ukuran meja, sangat menguntungkan. Karena meja yang dibuat dalam ukuran yang sama, diperoleh keuntungan-keuntungan :

-          Memudahkan bila akan diadakan perubahan.

-          Perawatan lebih sederhana.

-          Harga meja bisa lebih rendah.

-          Lebih menarik dan terlihat teratur.

Sebagai contoh tentang ukuran meja, panjang, lebar dan tinggi :

-          Meja tulis : 120 x 70 cm., tinggi 72 – 76 cm.

-          Meja untuk pimpinan : 130 x 80 cm atau 150 x 90 cm.

-          Tinggi meja tik 10 cm. lebih rendah dari meja tulis.

Ukuran kursi : kursi yang baik hendaknya memenuhi syarat tertentu dalam hubungannya dengan kesehatan dan kenikmatan dari pegawai yang menggunakannya. Syarat-syarat kursi yang baik :

-          Mempunyai sandaran sehingga dapat menjaga bagian belakang badan pemakai.

-          Dapat diatur tinggi rendahnya, sehingga bisa disesuaikan dengan keadaan badan pemakai.

-          Dibuat secara kuat, sehingga tidak mengkhawatirkan pemakai.

-          Bagian yang diduduki menyerupai sadel, sehingga berat badan dapat terbagi merata dan terasa enak.

Peralatan Kantor

Peralatan kantor yaitu barang atau benda yang secara langsung dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kantor untuk memperoleh hasil pekerjaan dan bersifat tahan lama. Peralatan kantor antara lain :

-          Macam-macam map                -   Perforator (pelubang kertass)

-          Tempat surat                           -   Stapler (penjepret kertas)

-          Pena                                        -   Paper clip (penjepit kertas)

-          Penggaris                                 -   Pembuka surat

-          Stempel                                   -   Stamp cap

Bahan Kantor

Bahan kantor yaitu barang atau bahan yang habis pakai dalam pelaksanaan pekerjaan tatausaha. Misalnya : kertas, tinta, pita mesin tik, karet penghapus, akrbon, pensil dan lem.

Mesin-mesin Kantor

Bersamaan dengan kemajuan di bidang teknologi, akhir-akhir ini penggunaan mesin dalam penyelesaian pekerjaan kantor terus berkembang. Bagi suatu organisasi menuntut agar penyelesaian pekerjaan kantor berjalan dengan cepat dan tepat. Untuk itu mesin kantor yang modern sangat dibutuhkan. Dengan menggunakan perlengkapan dan mesin kantor yang cocok akan memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi pekerjaan kantor. Otomatisasi dan mekanisasi pekerjaan kantor sangat diperlukan, lebih-lebih untuk kantor yang besar dimana pelayanannya sudah kompleks.

Pemakaian mesin kantor yang semakin luas, tentu memerlukan perencanaan yang matang. Perlu mendapat perhatian antara lain jenis-jenis perlengkapan yang harus tersedia, karakteristik dari pada mesin, biaya operasionalnya, biaya permulaan, biaya pemeliharaan, dan tenaga operasional. Faktor yang perlu diperhatikan bilamana akan menggunakan mesin kantor :

a.       Apakah mesin itu benar-benar diperlukan, dan keuntungan apakah yang akan diperoleh.

b.      Menyelidiki pekerjaan, untuk mengetahui apakah pekerjaan itu telah berjalan dengan baik ataukah belum, apa sebabnya?

c.       Membandingkan biaya pekerjaan sebelum menggunakan mesin dengan biaya pekerjaan setelah menggunakan mesin.

d.      Apakah ada mesin yang cocok untuk pekerjaan yang bersangkutan.

e.       Apakah dapat diperoleh atau dilatih seorang operator dan apakah aada ruangan kantor yang cocok?

Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan mesin kantor adalah :

a.       Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian pegawai dapat dipindahkan untuk melakukkan pekerjaan yang lain.

b.      Menghemat waktu.

c.       Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan, misalnya mesin hitung memberikan ketelitian secara mekanis dan meniadakan kegiatan pemeriksaan.

d.      Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tertulis. Beberaapa mesin membosankan, akan tetapi bila dikerjakan dengan cepat dapat mengurangi kebosanan.

e.       Pekerjaan nampak lebih baik.

f.       Mencegah adanya penggelapan.

g.      Mengurangi kelelahan pegawai dan menambah mutu pekerjaan.

h.      Memberikan informasi yang lebih banyak dan lebih cepat.

Mesin-mesin kantor juga mempunyai kekurangan :

a.       Mesin tidak dapat meyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi.

b.      Tingkat penyusutan mesin masih relatif tinggi.

c.       Sulit mendapatkan opertor mesin yang terlatih dan biaya melatih masih mahal.

d.      Pengaruhnya terhadap sistem pekerjaan kantor.

e.       Fleksibeliltas dari pada beberapa mesin masih kurang.

f.       Suara gaduh dari mesin.

g.      Harga mesin masih mahal.

h.      Kesulitan dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin.

Meskipun terdapat kekurang dari mesin kantor, tapi apabila direncanakan dengan baik saat akan pengadaan, kekurangan tersebut dapat diminimalisasikan.