Jumat, 12 November 2010

PERANAN KANTOR

Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketata usahaan. Hal ini ditegaskan oleh Littlefield dan Peterson ” Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus”. Peranan ketata usahaan untuk menyediakan keterangan-keterangan bagi tindakan-tindakan kontrol dari pimpinan artinya, tata usaha mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.. Tiga pokok peranan kantor atau tata usaha yaitu :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan perkerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau membuat tindakan yang tepat.
3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi secara keseluruhan.
Manfaat dari adanya ketata usahaan adalah :
1. Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
2. Mengurangi keterlambatan atau hambatan.
3. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.
4. Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha.
5. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi.
6. Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha.
Untuk menjadi pekerja yang sukses dan mempunyai karir yang bagus di kantor, memang dituntut untuk cerdas dan pintar. Akan tetapi selain cerdas dan pintar, ada beberapa hal yang dapat menunjang kesuksesan di kantor. Kesuksesan sendiri tidak datang begitu saja tanpa adanya usaha kerja keras dan tentunya strategi-startegi yang tepat. Jika ingin meraih sukses, ada baiknya menyusun beberapa strategi-strategi berikut ini :
a. Pelajari peraturan jam kerja. Jika ingin mencapai kesuksesan dalam karir buatlah disiplin waktu. Datanglah ke kantor tepat waktu, kalau bisa datang minimal 15 menit sebelumnya. Beri waktu untuk rileks sejenak sebelum memulai pekerjaan kantor.
b. Biasakan banyak bertanya. Orang yang malu bertanya akan sesat di jalan. Pepatah tersebut memang benar makin banyak bertanya makin banyak pula ilmu yang didapat. Jangan pernah sungkan untuk bertanya sesuatu yang tidak ketahui kepada orang yang lebih mengerti.
c. Bergaul supaya tidak terkucil. Pergaulan yang luas akan membuat banyak memiliki rekan kerja. Tidak usah malu untuk bergaul dengan semua rekan kerja, mulai dari bawahan maupun atasan. Hal ini pun dapat membantu jika memiliki masalah mengenai pekerjaan.
d. Hindari politik kantor, apalagi bergosip. Untuk yang satu ini lebih cocok ditujukan bagi yang memang suka bergosip. Hati-hati gosip pun bisa membawa dalam bahaya. Usahakan tidak memihak kubu manapun jika ada yang bersitegang.
e. Bersikap ramah. Selalu tersenyum dan ramah terhadap semua rekan kerja baik bawahan maupun atasan. Tetapi hindari juga jangan sampai terlalu SKSD (sok kenal sok dekat).
f. Selalu tampil percaya diri dengan segala suasana. Yakinlah kalau bisa melakukan segala hal yang berkaitan dengan pekerjaan kantor.
g. Selalu bertanya kepada diri sendiri apa yang bisa saya lakukan lebih hari ini. Dengan adanya pertanyaan ini, memacu untuk lebih berkreatifitas lagi. Anda pun menjadi lebih unggul dibandingkan dengan teman-teman Anda di kantor.
h. Jangan pernah menunda-nunda pekerjaan Tuntaskanlah pekerjaan yang memang seharusnya diselesaikan. Buang jauh pikiran diselesaikan 'besok sajalah'. Menunda pekerjaan berarti membuat pekerjaan semakin banyak.


Ada beberapa ciri kegiatan manajemen kantor atau pekerjaan kantor yang membedakannya dengan kegiatan bidang-bidang lainya, diantaranya:
1. Bersifat pelayanan (service) pada semua pihak atau orang.
2. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
3. Hasil akhirnya (output) berupa informasi.
4. Bersifat memudahkan.
5. Bersifat pengetikan dan penghitungan.
6. Dilakukan oleh semua pihak.
Ciri pertama menyatakan bawah kegiatan manajemen kantor berupa pelayanan pada semua pihak. Hal ini mengandung makna bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi. Terry (1974) menyatakan bahwa “……….sebagai pekerjaan pelayanan juga mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan (facilitating function) yang dilakukan untuk menolong perkerjaan-perkerjaan lain agar dapat berjalan secara lebih efektif”. Ini berarti kantor sebagai unit yang tujuannya adalah memberikan pelayanan kepada berbagai bagian dalam perusahaan. Pengertian di atas cukup jelas bagi kita bahwa tujuan sebuah kantor adalah untuk memberikan pelayanan pada semua pihak, baik untuk karyawan, pimpinan, unit-unit maupun masyarakat pengguna jasa organisasi.
Sesuatu yang sangat kita herankan, bila seorang staf kantor tidak mempunyai sifat untuk melayani, angkuh dan memiliki perasaaan lebih tinggi dari kliennya. Padahal salah satu fungsi yang harus dia jalankankan adalah untuk melayani orang atau unit lain. Ini menunjukkan ketidakmengertian staf yang bersangkutan akan fungsi dan ciri dari sebuah kantor. Ciri selanjutnya adalah merembes dan dilaksanakan oleh segenap bagian dalam organisasi. Hal ini mengandung makna bahwa kegiatan manajemen kantor berdampak pada unit-unit lain dan diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan pada seluruh organisasi. Dalam kaitan ini Littlefiedl dan Peterson (……..) menyatakan bahwa: ‘Kantor tidak hanya terdapat pada satu tempat, suatu kekeliruan bila beranggapan kantor hanya pada satu tempat. Sebagai ganti kantor kita menemukan kegiatan-kegiatan kantor dilakukan dalam semua bagian dari organisasi. Semua tahap manajemen memerlukan pelayanan kantor; ini berlaku bagi semua tingkat manajemen. Dari pernyataan tersebut jelas bahwa pekerjaan kantor terdapat pada semua unit-unit yang ada dalam organisasi bersangkutan. Meskipun unit tersebut tidak dispesifikkan mengerjakan pekerjaan kantor, tetapi disana tetap ada aktivitas kantor. Sebagai contoh: ambillah sebuah unit produksi. Ketika produksi selesai perlu dibuat laporan hasil produksi, jumlah pengiriman, biaya dan seterusnya. Termasuk juga daftar (absensi) pekerja. Nah pembuatan kegiatan tersebut, sesungguhnya sudah melakukan aktivitas kantor.
Ciri yang ketiga dari kegiatan manajemen kantor adalah hasil akhirnya berupa informasi. Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data-data yang bisa dipercaya untuk kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi dari kantor antara lain: pimpinan, pemerintah, masyarakat, pemegang saham, karyawan organisasi dan lain sebaganya. Tentunya informasi yang disampaikan dibatasi oleh aturan organisasi dan hukum yang berlaku.
Ciri keempatnya adalah pekerjaan kantor merupakan media yang penting, bermacam-macam kegiatan dari sebuah perusahaan dipersatukan. Pada hakekatnya, pekerjaan kantor dapat disebut alat katalisator. Ciri selanjutnya, susunan pekerjaan kantor lebih banyak terdiri atas pekerjaan mengetik. Ciri terakhir yaitu dilakukan oleh semua pihak. Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian. Beberapa pekerjaan kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar