KEGIATAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Macam kegiatan manajemen perkantoran sangat beragam dan luas. Namun tidak sama antara organisasi yang satu dengan yang lain. Hal ini dikarenakan sesuai dengan peranan pokoknya yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. Tentu saja macam dan luas kegiatannya akan tergantung jenis pekerjaan operatif dari masing-masing organisasi yang bersangutan. Semakin luas tujuan yang akan dicapai masing-masing pekerjaan operatif, maka semakin luas pula tujuan kegiatan manajemen perkantoran. Kegiatan pokok manajemen perkantoran dapat dinyakan sebagai berikut ( Terry dalam Sapir, 2004 : 9 – 11 ).

1.      Menyediakan suatu organisasi kantor yang efektif :

a.          Menempatkan personil yang tepat pada tempatnya.

b.      Menentukan aktivitas kerja.

c.          Menentukan saluran perintah dan hubungan kerja.

d.      Menentukan delegasi kekuasaan dan tanggung jawab.

2.      Mengusahakan adanya fasilitas fisik yang baik di kantor :

a.          Pengaturan tata ruang kantor.

b.      Pengaturan mebel dan alat kantor.

c.          Pengaturan penerangan kantor.

d.      Pengaturan suara.

e.          Pengaturan ventilasi atau udara.

3.      Spesifikasi alat-alat dan persediaan-persedian kantor :

a.          Spesifikasi meja dan kursi kantor serta perabotan lainnya.

b.      Spesifikasi mesin kantor.

c.          Spesifikasi persediaan kantor.

d.      Spesifikasi alat kantor.

4.      Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi :

a.          Pekerjaan korespondensi, stenografi, dan mengetik.

b.      Pekerjaan kearsipan.

c.          Pekerjaan mengurus surat masuk dan keluar.

d.      Pelayanan telepon dan telegraf.

e.          Menyiapkan pegawai bagian humas.

f.          Pelayangan petugas yang membawa berita.

5.      Mengusahakan adanya hubungan yang memuaskan antara atasan dan bawahan :

a.          Supervisi yang cukup.

b.      Analisis pekerjaan dan pendidikan.

c.          Administrasi gaji.

d.      Pemilihan pekerjaan.

e.          Latihan dan promosi.

f.          Usaha untuk menjamin keselamatan di kantor.

g.      Motivasi pekerjaan kantor.

6.      Menganalisis dan memperbaiki metode kantor serta prosedurnya :

a.          Penghematan gerakan dan penyederhanaan pekerjaan.

b.      Standar waktu.

c.          Menerapkan metode efisiensi derta prosedur.

7.      Mengawasi aktivitas kantor :

a.          Kualitas pekerjaan.

b.      Perencanaan pekerjaan kantor.

c.          Penetapan waktu pekerjaan kantor.

d.      Menulis dan memelihara buku-buku petunjuk untuk kantor.

e.          Data budget dan biaya-biaya.