Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan kantor untuk menunjang pelaksanaan tugas. Cara pengadaan perbekalan kantor tidaklah sama, karena tergantung dari kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan. Dalam mengadakan perbekalan kantor, selalu diawali dengan perencanaan. Perencanaan lebih ditekankan pada perencanaan kebutuhan perbekalan, rencana biaya, keadaan inventaris pada tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada. Rencana kebutuhan sebaiknya dibuat untuk jangka waktu satu tahun anggaran, bersamaan itu pula disusun rencana biaya uang digunakan untuk biaya-biaya pengadaan,penytimpanan, penyaluran, penginventarisasian dan pemelirahaan, sehingga tidak ada kegiatan yang tertinggal dalam perhitungan biaya yang diperlukan. Dalam penyusunan rencana anggaran harus selalu diperhitungkan harga pasaran yang berlaku serta harga pembelian tahun lalu sebagai perbandingan. Pada waktu menyusun perencanaan perbekalan, perlu memperhatikan :
a. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b. Menentukan jenis, kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yang diperlukan.
c. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan.
d. Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional.
e. Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor.
f. Menghapuskan perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Untuk barang habis pakai, perencanaannya sebagai berikut :
a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.
b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.
c. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.
Untuk barang tak habis pakai :
a. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perbekalan yang masih ada dan masih dipakai.
b. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
c. Memperkirakan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan penyusunan rencana pengadaan tahunan.
Langkah-langkah dalam pengadaan perbekalan kantor adalah :
a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang.
b. Petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang.
c. Surat diserahkan ke bendahara.
d. Meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala.
e. Apabila sudah disetujui, diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
f. Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji.
g. Kalau sudah cocok, barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang.
h. Sesudah dicatat, barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.
Langkah-langkah pengadaan perbekalan kantor di beberapa perusahaan atau instansi.
a. Len Industri (Persero) Bandung
1) Membuat daftar permintaan barang lengkap dengan kode material
2) Pemeriksaan stock barang di gudang
3) Penandatanganan ke Kabag Produksi dan Material
4) DPB diserahkan ke bagian logistik untuk pemberian harga barang dan pemeriksaan lainnya
5) Setelah DPB diperiksa, diserahkan ke bagian pembelian untuk mengurus pembelian barang yang dibutuhkan
6) Barang disimpan di gudang
7) Pihak gudang segera menyiapkan bahan untuk pengiriman barang kepada pemesan
b. Pusat Pengembangan Teknologi Mineral Bandung
1) Petugas memeriksa barang yang diperlukan sesuaikan dengan klasifikasinya
2) Menyusun surat permohonan ke gudang
3) Bagian gudang memeriksa barang yang diperlukan
4) Bendahara memeriksa kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan dana yang tersedia
5) Meminta perserujuan dari pimpinan
6) Setelah disetujui baru melakukan pembelian
7) Bon diserahkan kembali ke bendahara, untuk disampaikan ke bagian gudang
8) Melakukan pemeriksaan barang
9) Penyimpanan barang di gudang disampaikan ke bagian atau unit yang memesan
DAFTAR KEBUTUHAN PERBEKALAN
Daftar ini berisikan dan menunjukkan tentang rencana kebutuhan perbekalan kantor dalam periode tertentu. Daftar kebutuhan ini biasanya dibuat dalam periode bulanan, triwulan, semester dan tahunan, tetapi umumnya disesuaikan dengan keseluruhan anggaran dalam satu tahun.
INVENTARIS DAN PELAYANAN PERBEKALAN
1. Inventaris Perbekalan Kantor
Inventarisasi perbekalan kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan. Ketentuan dan cara tersebut didasarkan kepada pedoman yang telah ditetapkan Menteri Keuangan di bidang inventasrisasi barang-barang milik negara yang tercantum dalam surat keputusan No. KEP-225/MK/4/1971 tanggal 13 April 1971, yang merupakan pengaturan pelaksanaan dari Instruksi Presiden No. 3 tahun 1971 tentang Inventarisasi Barang-Barang Milik Negara. Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam :
- Buku induk barang inventaris, adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi di lingkungannya dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.
- Buku golongan barang inventaris, adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasikan dan kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya dilakukan setelah pencatatan barang tersebut ke dalam Buku Barang Inventaris.
- Buku catatan barang non inventaris, adalah buku tempat mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor
Buku Induk dan Golongan Barang Inventaris digunakan untuk mencatat barang inventaris yang tidak habis pakai, sedangkan barang habis pakai dicatat dalam buku Catatan Barang Non Inventaris.
2. Prosedur Permintaan dan Pencatatan Penerimaan Barang
a. Langkah-langkah permintaan barang
- Unit atau bagian mengajukan kebutuhan barang ke bagian gudang atau logistik dengan surat atau bon permintaan barang
- Bagian gudang memeriksa dan menyiapkan barang-barang sesuai dengan yang diminta dalam bon
- Apabila tersedia, barang tersebut diserahkan dan bon permintaan barang ditandatangani, baik oleh bagian gudang maupun oleh unit yang meminta barang
b. Langkah-langkah pencatatan penerimaan barang
Biasanya sebelum barang yang dibeli diterima, pihak pengirim terlebih dahulu memberi tahu kepada pihak penerima, bahwa barang akan tiba pasa waktu, jumlah dan speifikasi tertentu. Dengan pemberitahuan tersebut, maka pihak penerima akan mempersiapkan segala sesuatunya, baik tenaga, tempat maupun tata cara penerimaan. Langkah pencatatannya sebagai berikut :
a. Pada saat barang tiba, petugas penerima segera melakukan pemeriksaan, baik secara fisik maupun administratif. Penerima harus memeriksa tentang nama barang, jumlah, model, ukuran, kualitas dan lain-lain sesuai dengan yang tertulis dalam surat pengantar barang.
b. Apabila sudah cocok, petugas penerima membuat berita acara pemeriksaan dan bukti penerimaan barang. Bukti tersebut dibuat rangkap.
c. Setelah selesai dibuat, kemudian ditandatangani, baik oleh pengantar barang maupun penerima barng. Kemudian satu set (rangkap) diberikan lagi kepada pengantar atau pengirim barang.
d. Selanjutnya bagian gudang atau penerima harus melakukan :
- Mencatat data dari barang-barang tersebut (jenis, jumlah, dan asal barang)
- Mencatat barang ke dalam buku persediaan barang atau buku inventaris
- Menyimpan dan meletakkan barang tersebut di tempat yang tersedia atau gudang sesuai dengan jenis, sifat dan jangka waktu penyimpanan
- Menyerahkan barang kepada unit atau bagian yang memesan
- Membuat laporan kepada atasan dan instansi fungsional baik triwulan, tahunan insidental tentang barang yang terjadi di gudang.
PENDISTRIBUSIAN
Pendistribusian yaitu kegiatan menyalurkan, mengeluarkan atau mengirimkan barang-barang dari gudang ke unit atau bagian yang memesan. Pengeluaran barang tersebut meliputi pengeluaran untuk pemakai, peminjam, perbaikan, penghapusan atau ke gudang lain. Langkah-langkah pengiriman barang adalah sebagai berikut :
1. Pengeluaran harus berdasarkan pada surat atau bon permintaan atau surat perintah dari atasan.
2. Meneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang akan dikeluarkan.
3. Meneliti dan memeriksa barang yang ada untuk memenuhi permintaan.
4. Mencatat mutasi barang pada kartu barang.
5. Mencatat pengeluaran barang pada buku pengeluaran dan buku persediaan barang.
6. Membuat Berita Acara penyerahan barang dari gudang kepada pemesan setelah ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu pihak yang menyerahkan dan pihak pemesan.
7. Menyerahkan barang berikut dokumennya.
8. Membuat laporan kepada atasan langsung.
PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN
1. Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Barang yang akan disimpan dapat dikelompokkan menjadi :
a. Disimpan dalam proses pemakaian
b. Disimpan, kemudian disalurkan ke tiap satuan kerja meneurut ketentuan dan kebijaksanaan pimpinan
c. Disimpan sementara tanpa pembongkaran, kemudian meneruskan barang tersebut ke alamat yang dicantumkan pada label peti kemasan
Mengingat jangka waktu penyimpanan, maka bagian penyimpanan hendaknya sudah mengetahui dan menetapkan dimana barang akan diletakkan. Misal :
a) Barang yang cepat dikeluarkan, diletakkan di lokasi yang dekat dengan pintu keluar
b) Barang yang paling lambat dikeluarkan diletakkan di lokasi yang lebih dalam
c) Barang yang disimpan untuk persediaan atau langsung dipergunakan dalam pemakaian sehari-hari hendaknya diatur pada lokasi tertentu
Penyimpanan harus dikelola dengan baik agar tercapai efektifitas dan efisien dalam penggunaan tenaga, biaya dan tata kerja.
Oleh karena itu dalam pelaksanaan penyimpanan, perlu memperhatikan hal-hal berikut :
a. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
b. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
c. Sifat barang yang disimpan
d. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
e. Jangka waktu penyimpanan (barang yang datang lebih dulu keluar lebih dulu)
f. Prosedur dan tata kerja
g. Tenaga yang diperlukan
h. Biaya yang harus disediakan
Adapun cara penyimpan barang-barang perbekalan kantor adalah :
a) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi
b) Barang disimpan pada tempat yang cukup memadai
c) Barang disimpan dalam keadaan bersih
d) Barang disusun dengan rapi dengan kode yang telah ditetapkan agar mudah mencari atau dikeluarkan
e) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup udara untuk menghindarin kelembaban
f) Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
g) Barang yang dikeluarkan lebih cepat disimpan dibagian depan, sebaliknya yang dikeluarkan dalam kuruin waktu yang lama disimpan dibagian belakang
h) Pastikan barang yang disimpan di tempat yang terkunci, untuk menghindari barang hilang
i) Pastikan barang yang disimpan telah dihitung dan dicatat dalam buku barang dan buku persediaan
2. Pemeliharaan dan perawatan
Hal lain yang harus diperhatikan dari pengeloaan perbekalan kantor adalah “Pemeliharaan”, yaitu kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Bagaimana cara mengatur barang yang disimpan dalam gudang terhindar dari kerusakan karena hama, hilang, pembungkus kurang baik, penyimpanan yang tidak teratur, kadaluarsa, susut dan lain sebagainya. Setiap barang mempunyai cara pemeliharaan tersendiri, di antaranya :
a. Menurut kurun waktu
1. Pemeliharaan sehari-hari. Dilaksanakan oleh pegawai yang menggunakan barang tersebut dan bertanggung jawab atas barang itu.
2. Pemeliharaan berkala. Dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, pelaksanaannya dapat dilakukan sendiri atau dengan bantuan pihak tertentu.
b. Menurut jenis barang
1. Barang bergerak. Dilakukan tiap hari atau secara berkala. Yang termasuk di dalamnya adalah : alat kantor, kendaraan bermotor, dan sebagainya.
2. Barang tidak bergerak. Pemeliharaan dapat dilakuakan tiap hari atau berkala. Dilakukan tiap hari untuk mencegah kerusakaan dan menjaga kebersihan serta mencegah pemborosan.
Agar pemeliharaan dan perawatan itu dapat dilakukan dengan baik perlu ditunjang oleh alat-alat atau perlengkapan pemeliharaan itu sendiri. Jenis alat-alat tersebut, diantaranya :
a. Map
b. Filling cabinet
c. Ordner
d. Almari barang
e. Rak besi
f. Kotak disket
g. Penghisap debu
h. Lap atau kemoceng
i. Kamper
j. Cat
k. AC
l. Obat serangga
m. Dan lain-lain.
Jenis-jenis alat pemeliharan ini digunakan sesuai dengan kebutuhan dari barang-barang atau alat kantor itu sendiri. Secara rinci dapat dikemukakan, bahwa cara pemeliharaan dan perawatan perbekalan kantor adalah :
a. Selalu membersihkan barang secara teratur, terutama setelah digunakan
b. Selalu menggunakan dan mengoperasikan perbekalan kantor dengan baik dan benar sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya
c. Memisahkan barang yang rusak dan yang tidak rusak
d. Selalu memperbaiki barang yang rusak
e. Memperhatikan cara pemyimpanan barang dengan benar dan baik serta teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing barang
f. Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar
Selain hal tersebut, juga ada pemeliharaan yang sifatnya umum, diantaranya :
a. Selalu mematikan listrik dan AC sebe;um pulang kerja
b. Selalu membereskan meja, kursi dan alat-alat lainnya
c. Menutup rapat laci dan almari agar binatang kecil tidak mudah masuk
d. Selalu menutup jendela ruangan sebelum pulang kerja
Penghapusan perbekalan merupakan kegiatan pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Secara lebih operasional, penghapusan perbekalan merupakan pengakhiran fungsi perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian, dalam kegiatan penghapusan perbekalan harus mempertimbangkan alasan-alasan normatif tertentu. Muara berbagai pertimbangan tersebut tidak lain adalah demi efektivitas dan efisiensi kegiatan organisasi.
A. Beberapa Kriteria untuk Penghapusan Perbekalan
Ada beberapa alasan yang harus diperhatikan untuk bisa menyingkirkan atau menghapus perbekalan, dan beberapa alasan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak. Perbekalan ini perlu disingkirkan dengan beberapa alasan. Pertama, apabila perbekalan tersebut digunakan terus dapat membahayakan keselamatan pemakai perbekalan ini. Kedua, kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi. Dengan demikian, apabila perbekalan ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organisasi.
2. Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman. Mungkin sekali perbekalan yang sudah ketinggalan zaman merupakan perbekalan yang belum rusak. Namun demikian, perbekalan semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, perbekalan ini dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan yang relatif baru.
3. Perbekalan yang berlebihan. Perbekalan yang berlebihan mungkin sekali relatif belum rusak dan tidak ketinggalan zaman. Perbekalan ini perlu dihapuskan dengan beberapa alasan. Pertama, suatu organisasi tidak mungkin meng gunakan seluruh perbekalannya dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut tidak perlu digunakan secara bersamaan. Kedua, apabila perbekalan yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya membutuhkan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat barang. Ketiga,perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpan an, sehingga bila perbekalan tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan yang keempat, apabila perbekalan tersebut akan di gunakan di masa mendatang, mungkin sekali perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan zaman (out of date).
4. Perbekalan yang hilang Secara administratif, perbekalan yang hilang harus disingkirkan. Hal ini penting dilakukan, selain sebagai satu bentuk pertanggung jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya perbekalan tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen perbekalan berikutnya, khususnya pengadaan perbekalan guna menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.
B. Cara-Cara Penghapusan Perbekalan
Ada beberapa alternatif untuk melakukan penghapusan perbekalan. dan beberapa alternatif tersebut adalah sebagai berikut :
1. Dijual atau dilelang. Dengan cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah kontraprestasi berupa uang hasil penjualan perbekalan.
2. Ditukarkan dengan perbekalan lain yang dibutuhkan oleh institusi. Dengan cara ini berarti organisasi akan menukarkan perbekalan yang dimiliki (dengan beberapa alasan yang dapat dipertanggung jawabkan) dengan perbekalan yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan cara ini harus mempertimbangkan dan mengacu pada prinsip -prinsip pengadaan perbekalan dengan cara menukarkan, antara lain perbekalan yang ditukarkan harus benar-benar sudah tidak dibutuhkan institusi, nilai perbekalan yang dipertukarkan harus sepadan, dan saling.
3. Dipindahkan. Penghapusan dengan cara dipindahkan adalah secara fisik perbekalan yang sudah tidak dibutuhkan dimutasikan ke unit kerja lain ataupun kantor atau institusi cabang. Dengan demikian, pemusnah an perbekalan ini sifatnya masih dalam ruang lingkup organisasi internal.
4. Dihibahkan. Penghapusan perbekalan dengan cara dihibahkan berarti organisasi memberikan secara cuma-cuma kepada pihak atau organisasi lain yang membutuhkan perbekalan yang dihapuskan tersebut.
5. Pemanfaatan kembali (recycle). Penghapusan dengan cara pemanfaatan kembali ini berarti barang yang dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki fungsi dan kegunaan berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula.
6. Dimusnahkan. Penghapusan perbekalan dengan cara dimusnahkan adalah perbekalan benarbenar dihilangkan atau dimusnahkan, dan hal ini dilakukan apabila cara penghapusan perbekalan yang lain sudah tidak mungkin untuk diimplementasikan.
Apa pun cara penghapusan perbekalan yang dilakukan, penanggungjawab dalam pengelolaan perbekalan harus meneliti, mengecek kebenaran alasan penghapusan perbekalan, dan membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan yang ditandatangani oleh penanggung jawab pengelola perbekalan, pihak yang menyetujui, maupun yang menerima perbekalan (bila ada). Penting dicatat pula bahwa apabila penghapusan atau penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara dijual maka dalam Berita Acara Peng hapusan Perbekalan harus jelas ditulis kepada siapa perbekalan tersebut dijual dan berapa nilai hasil penjualan. Di samping itu, Berita Acara Penghapusan Perbekalan tersebut harus dilampiri Berita Acara Serah Terima Barang. Apabila penghapusan perbekalan tersebut dilakukan dengan cara ditukarkan, dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan juga harus jelas secara tertulis perbekalan tersebut ditukarkan dengan perbekalan apa, dengan siapa, dan berapa nilai perbekalan tersebut. Berita Acara tersebut juga harus dilampiri dengan Berita Acara Serah Terima Barang. Begitu pula, apabila penghapusan perbekalan di lakukan dengan cara dihibahkan dengan pihak lain, dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan harus jelas tertulis kepada siapa perbekalan tersebut dihibahkan, selain harus pula dilampirkan Berita Acara Serah Terima Barang. Sementara itu, apabila penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara dipindahkan, harus jelas secara tertulis ke mana perbekalan tersebut dipindahkan, di samping harus ada juga Berita Acara Serah Terima Barang.
C. Proses Kegiatan dan Administrasi Penghapusan Perbekalan
Untuk melakukan kegiatan penghapusan atau penyingkiran perbekalan, pertama tama yang harus dilakukan adalah penelitian ke layakan penyingkiran perbekalan tertentu yang hendak dihapuskan. Kegiatan ini dilakukan oleh unit kerja "pemilik" perbekalan yang akan dihapuskan bersama dengan penanggung jawab pengelola perbekalan. Langkah berikutnya adalah membuat beberapa alternatif cara penghapusan perbekalan yang hendak ditempuh, yang kemudian menentukan satu cara penghapusan perbekalan yang paling meng untungkan, baik dengan pertimbangan finansial maupun non finansial. Setelah itu, meminta persetujuan pada pimpinan tertinggi, khususnya sebagai penanggung jawab dalam pengelolaan perbekalan. Setelah memperoleh persetujuan dari pimpinan, tahap berikutnya adalah memasuki tahap implementasi penghapusan perbekalan sesuai dengan cara penghapusan perbekalan yang ditentukan. Bersamaan dengan tahap implementasi ini, panitia penghapusan perbekalan harus membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan, dan unit kerja "pemilik" perbekalan tersebut melakukan inventarisasi perbekalan berkaitan dengan kegiatan penghapusan perbekalan, dan apabila menggunakan model Kartu Barang, unit kerja harus mengisi formulir Kartu Barang, khususnya pada kolom Penghapusan Barang sesuai dengan cara penghapusan perbekalan yang dilakukan.
Laporan perbekalan adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan barang, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari barang tersebut dalam periode tertentu. Petugas perlengkapan atau bagian gudang wajib melaporkan secara berkala tentang barang-barang yang diterima dan dikeluarkan serta hal-hal yang terjadi dalam gudang baik mutasi, kerusakan maupun kehilangan. Laporan perbekalan berfungsi untuk :
1. Pertanggung jawaban
2. Informasi mengenai persediaan barang yang ada dan mutasi barang selama periode tertentu
3. Pengendalian persediaan
4. Bahan pengambilan keputusan atau kebijakan bagi pimpinan
Laporan disampaikan sesuai ketentuan atasan. Bila laporan disampaikan secara tidak langsung, maka dibuat surat pengantar. Laporan harus dibuat rangkap, yang asli disampaikan kepada pimpinan atas, sedangkan tembusannya diberikan kepada bagian lain yang terkait dengan laporan tersebut. Penyampaian laporan sebaiknya disertai dengan lampiran-lampiran, sebagai bukti dan penguat laporan tersebut. Lampiran-lampiran tersebut diantaranya :
a. Bukti penerimaan barang
b. Kartu persediaan barang
c. Kartu barang
d. Daftar inventaris
e. Bukti pembelian barang
f. Bukti pengeluaran barang
g. Daftar rekapitulasi barang inventaris
Langkah atau teknik pembuatan laporan perbekalan kantor tersebut adalah :
1. Memeriksa barang atau perbekalan kantor yang ada
2. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
3. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4. Menghitung pengeluaran barang
5. Menghitung sisa persediaan
6. Mencatat mutasi tersebut pada Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris
7. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan
Cara Menyusun Laporan
1. Menyusun Laporan Triwulan.
Maksudnya adalah laporan mengenai mutasi barang yang terjadi dalam jangka waktu satu triwulan sebagai akibat dari penambahan pengadaan atau pengurangan karena penghapusan atau pendistribusian barang ke unit yang lain.
2. Menyusun Laporan Tahunan.
Laporan tahunan berisikan tentang keterangan penerimaan, pengeluaran dan persediaan yang ada sampai akhir tahun. Dalam laporan tersebut dijelaskan mengenai nama dan spesifikasi barang, penerimaan dan pengeluaran barang, persediaan awal tahun dan sisa persediaan. Semua keterangan tersebut dimasukan dalam Daftar Barang Inventaris, yang sekaligus merupakan laporan tahunan mengenai hasil kegiatan inventaris barang milik kantor pada saat berakhirnya tahun anggaran.
Dalam laporan tahunan ini dilengkapi denagan pembuatan Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, yang merupakan daftar gabungan data dari daftar Isisan Barang Inventaris, dimana hakekatnya menunjukkan jumlah daripada kuantotas dan harga barang inventaris yang dikelola suatu unit kerja pada akhir tiap tuhun anggaran. Barang-barang inventaris tersebut didaftar disini menurut jenisnya, dalam golongan seperti yang ditetapkan dalam tabel klasifikasi dan kode barang inventaris.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar